Privacy- en beleid inzake bescherming van persoonsgegevens – nieuwsbrief “de beste HR-inzichten” van Balencio SA

1. Waarom dit beleid en waarop is het van toepassing?

Balencio SA hecht belang aan de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en kent groot belang toe aan de bescherming van de gegevens die zij verwerkt, evenals aan de wetgeving inzake privacybescherming.

Ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens is gebaseerd op de toepasselijke wettelijke bepalingen ter zake, waaronder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de “AVG”), evenals de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Dit beleid voldoet aan de vereisten van artikelen 13 en 14 van de AVG en heeft tot doel personen die zich wensen te abonneren op de nieuwsbrief “de beste HR-inzichten” van Balencio SA op een beknopte, transparante en begrijpelijke wijze te informeren over de praktijken met betrekking tot de bescherming, verzameling, het gebruik en het delen van verstrekte persoonsgegevens.

Het is uitsluitend van toepassing op de verwerking van gegevens waarmee betrokkenen direct of indirect kunnen worden geïdentificeerd of identificeerbaar gemaakt (hierna “Persoonsgegevens”).

Balencio SA verbindt zich ertoe te allen tijde de vereisten van de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven en persoonsgegevens van Gebruikers enkel te verwerken onder de hieronder beschreven voorwaarden.

---

2. Balencio SA als Verwerkingsverantwoordelijke

2.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Balencio SA, met maatschappelijke zetel gevestigd te:

Rue Emile Francqui, 3
1435 Mont-Saint-Guibert
BELGIË

ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0662.639.464, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

---

2.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen uitsluitend uw e-mailadres.

Er worden geen andere persoonsgegevens verzameld in het kader van deze verwerking.

---

2.3 Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw e-mailadres uitsluitend om:

• uw abonnement op onze nieuwsbrief te beheren;
• u informatie, actualiteiten of inhoud met betrekking tot onze activiteiten toe te sturen.

Deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig deze verklaring en in overeenstemming met de bepalingen van de Europese Verordening inzake gegevensbescherming.

Zij worden uitsluitend verwerkt door het personeel van Balencio SA en haar verwerkers, enkel voor de hierboven beschreven doeleinden.

Er wordt geen ander gebruik van uw gegevens gemaakt. Balencio SA verbindt zich er in alle omstandigheden toe uw persoonsgegevens enkel te verzamelen en te verwerken voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de verwezenlijking van één van de doeleinden vermeld in dit beleid. In principe zullen uw persoonsgegevens nooit worden gebruikt buiten het aangekondigde kader.

Bij de verzameling van uw persoonsgegevens zult u worden geïnformeerd over het feit of bepaalde persoonsgegevens al dan niet verplicht moeten worden verstrekt om het verwachte resultaat te bereiken. Indien de verplichte informatie niet wordt verstrekt, kan de uitvoering van het verzoek onmogelijk blijken.

Geen enkele verwerking voorziet in geautomatiseerde besluitvorming.

---

2.4 Wat is de rechtsgrondslag van de verwerking?

De verwerking is gebaseerd op uw toestemming, die u geeft wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief.

U kunt deze toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijvingslink die aanwezig is in de ontvangen nieuwsbrieven.

---

2.5 Wie zijn de ontvangers van de verzamelde gegevens?

Deze verwerkingen van persoonsgegevens worden uitgevoerd met inachtneming van een strikt vertrouwelijkheidsbeginsel waaraan deze personen contractueel gebonden zijn.

Uw gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de interne teams van Balencio die toegang nodig hebben in het kader van hun opdrachten, namelijk:

• de marketingafdeling;
• de salesafdeling.

Deze toegangen zijn strikt beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor het beheer van abonnementen en de verzending van de nieuwsbrief.

De gegevens worden noch verkocht, noch overgedragen, noch voor andere doeleinden gebruikt.

• Verwerkers die betrokken zijn bij verschillende operationele processen, cyberbeveiliging en reacties op cyberaanvallen;
• Iedere overheidsinstantie die wettelijk gemachtigd is om gegevens te ontvangen in geval van een cyberaanval of poging tot aanval, iedere rechtbank, overheids- of politiedienst belast met onderzoeken, advocaten en gerechtsdeurwaarders aangesteld door Balencio SA, evenals gerechtelijk personeel belast met de vervolging van inbreuken en de vergoeding ervan.

Balencio SA werkt nauw samen met derde ondernemingen die IT-diensten leveren die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website (hosting, opslag, onderhoud, uitnodigingen tot inschrijving, enz.).

De Klant erkent en aanvaardt uitdrukkelijk dat Balencio SA een beroep kan doen op onderaanneming voor de uitvoering van alle of een deel van de verwerkingsactiviteiten van Klantgegevens. Balencio SA verbindt zich ertoe de Klant te informeren over iedere geplande wijziging met betrekking tot de toevoeging of vervanging van een verwerker en hem de mogelijkheid te bieden bezwaar te maken tegen deze wijziging.

De gebruiker aanvaardt dat deze informatie wordt verstrekt overeenkomstig dit beleid onder de clausule “Lijst van verwerkers”, die hij regelmatig dient te raadplegen. Wanneer een verwerker een andere verwerker inschakelt, verbindt de verwerker zich ertoe ervoor te zorgen dat dezelfde verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens worden opgelegd aan deze subverwerker als deze opgenomen in dit beleid, zodat deze sub-subverwerker voldoet aan de vereisten van voormelde Verordening.

Balencio SA verzekert zich ervan dat deze verwerkers uitsluitend handelen op basis van gedocumenteerde instructies en passende technische en organisatorische maatregelen implementeren, zodat de verwerking van Persoonsgegevens die zij uitvoeren voldoet aan de vereisten van de AVG en de bescherming van de rechten van betrokkenen waarborgt. Balencio SA blijft tegenover betrokkenen verantwoordelijk voor de uitvoering van haar verplichtingen door haar eigen verwerkers.

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan derden die geen deel uitmaken van de hierboven vermelde ontvangers of die buiten het aangegeven juridische kader vallen, onverminderd een eventuele overdracht aan instanties belast met controle- of inspectieopdrachten overeenkomstig het Belgische recht, zoals een onderzoeksrechter.

Balencio SA zal in geen geval persoonsgegevens aan derden bekendmaken voor direct marketingdoeleinden.

---

2.5.1 Lijst van verwerkers

Verwerker	Verwerking	Locatie van de gegevens
Brevo	Beheer van abonnementen en massale verzending van nieuwsbrieven – e-mailuitnodigingen om deel te nemen aan analyses	Frankrijk / België

---

2.6 Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Naast haar wettelijke bewaarplichten gebruikt Balencio SA het doeleinde als één van de criteria om de bewaartermijn van gegevens te bepalen. Afhankelijk van de betrokken verwerking worden uw gegevens slechts bewaard gedurende de tijd die noodzakelijk is voor de verwerking en daarna verwijderd, tenzij er een onderzoek loopt. In dat geval worden de gegevens bewaard gedurende de tijd die nodig is om het onderzoek af te sluiten.

Uw e-mailadres wordt bewaard gedurende:

• de duur van uw abonnement;
• en maximaal 3 jaar na uw laatste contact.

Daarna worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

---

2.7 Worden uw Persoonsgegevens buiten de Europese Unie doorgegeven?

Wij geven uw Persoonsgegevens niet door buiten de Europese Unie. Wij doen immers beroep op dienstverleners die een primaire hosting binnen Europa garanderen.

---

2.8 Welke middelen worden ingezet om uw gegevens te beschermen?

Balencio SA heeft een aantal passende technische en organisatorische beveiligingsprocedures ingevoerd, die regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt, om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang en accidentele mededeling aan derden te voorkomen, evenals om de veiligheid en het correcte gebruik van de verzamelde informatie te waarborgen met het oog op de uitvoering van de betrokken verwerking.

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, overeenkomstig ons Information Security Management System (ISMS), dat voldoet aan de principes van de ISO27001-norm.

Wanneer een dienstverlener wordt ingeschakeld, verzekert Balencio SA zich ervan dat deze zijn verplichtingen inzake beveiliging naleeft alvorens uw Persoonsgegevens worden meegedeeld.

Balencio SA heeft tevens een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld om toezicht te houden op en de naleving van de toepasselijke regelgeving inzake persoonsgegevens te valideren. U kunt deze Functionaris contacteren via het e-mailadres dataprotection@balencio.com.

---

2.9 Wat zijn uw rechten?

Elke nieuwsbrief bevat een uitschrijvingslink waarmee u zich op elk moment eenvoudig en onmiddellijk kunt uitschrijven.

Overeenkomstig de toepasselijke regelgeving beschikt u eveneens over de volgende rechten:

• recht op toegang;
• recht op rectificatie;
• recht op gegevenswissing;
• recht op beperking van de verwerking.

---

2.10 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? Tot wie kunt u uw vragen/klachten richten?

U kunt uw verzoeken tot uitoefening van rechten sturen:

• per e-mail naar support@balencio.com of dataprotection@balencio.com.

of

• per gewone post naar het volgende adres:

Balencio SA
Rue Emile Francqui, 3
1435 Mont-Saint-Guibert
België

Om de bescherming van uw privacy en uw veiligheid te waarborgen, zullen wij de nodige maatregelen nemen om uw identiteit te verifiëren alvorens u toegang te geven tot uw gegevens en deze eventueel te corrigeren.

Indien u van mening bent dat wij één van onze wettelijke en/of contractuele verplichtingen niet naleven, nodigen wij u uit contact met ons op te nemen via dezelfde adressen, of rechtstreeks met onze DPO via dataprotection@balencio.com.

Wij zullen alles in het werk stellen om u zo snel mogelijk verder te helpen.

Indien ons antwoord u geen voldoening schenkt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
URL: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

---

3. Bijwerking en datum van inwerkingtreding

Dit beleid is in werking getreden op 15 april 2026.

Het kan op elk moment worden gewijzigd, met name om rekening te houden met eventuele wetswijzigingen, reglementaire wijzigingen of wijzigingen met betrekking tot de uitgevoerde verwerkingsactiviteiten.

Balencio SA behoudt zich derhalve het recht voor om, naar eigen goeddunken, op elk moment delen van dit beleid te wijzigen, aan te passen, toe te voegen of te verwijderen.

Wij raden u daarom aan dit regelmatig te raadplegen via https://balencio.com/nl/privacy-en-beleid-inzake-bescherming-van-persoonsgegevens-nieuwsbrief-de-beste-hr-inzichten-van-balencio-sa/ .