HRIS (Human Resources Information Systems) worden steeds populairder in een wereld waar digitalisering blijft evolueren. Deze technologische tools, ontworpen om HR-beheer te centraliseren, organiseren en optimaliseren, blijven tot op heden onmisbare oplossingen voor bedrijven die hun efficiëntie willen verhogen. Wat zijn de voordelen van een HRIS? Op basis van welke criteria selecteer je de jouwe? Hoe implementeer je het effectief en geïntegreerd? Dat is wat we samen met jou willen bekijken.

Wat is een HRIS ?

Een HRIS is een technologisch instrument ontworpen om alle gegevens met betrekking tot het personeel van een bedrijf te centraliseren, organiseren en verwerken. Dit soort platform biedt een scala aan functies die zowel de dagelijkse als strategische human resources management vereenvoudigen.

In het hart van de digitale revolutie van bedrijven speelt het Systeem van Informatie van Human Resources (SIRH) een onmisbare rol als motor voor productiviteit en optimalisatie. Dankzij zijn vermogen om HR-gegevens efficiënt te centraliseren en te verwerken, biedt het een krachtige hefboom om de prestaties te verbeteren en de operationele efficiëntie van uw bedrijf te maximaliseren.

Een HRIS bestaat uit modules. Elk module behandelt een specifieke taak met betrekking tot human resources, zoals loonadministratie, verlofbeheer, werving, betrokkenheid van medewerkers, talentretentie… De specificiteit is dat het bedrijf ervoor kan kiezen alleen de modules te installeren die nodig zijn. Dit maakt een aanpasbare personalisatie mogelijk die is afgestemd op de specifieke behoeften van elk bedrijf.

Wat zijn de voordelen van een HRIS?

Dankzij deze functionaliteiten biedt een HRIS echte ondersteuning aan HR-teams en -afdelingen, waardoor het een waardevolle bondgenoot wordt. Zo biedt een Systeem van Informatie van Human Resources 3 belangrijke voordelen:

1. Winst in productiviteit en tijd

Het belangrijkste voordeel ligt in de centralisatie van gegevens, de automatisering van taken en de implementatie van workflows. Als gevolg hiervan zien HR-teams hun administratieve werklast verminderen, waardoor ze zich kunnen richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Bijvoorbeeld, ze kunnen zich richten op het beheer van de vaardigheden van medewerkers, het bevorderen van het menselijk kapitaal van het bedrijf, of het verbeteren van het welzijn op het werk.

2. Zichtbaarheid van gegevens

Een HRIS maakt het ook mogelijk om in real-time een duidelijk overzicht te hebben van een breed scala aan informatie met betrekking tot de prestaties van werknemers. Het Systeem van Informatie van Human Resources manifesteert zich als een werkelijk stuurinstrument, waardoor besluitvormers geïnformeerde strategische beslissingen kunnen nemen. Daarom bieden deze software de mogelijkheid om uitgebreide HR-rapporten en -dashboards te genereren met waardevolle gegevens om mogelijke problemen te detecteren en passende maatregelen te nemen.

3. Verbetering van de opvolging van werknemers

HR-processen gaan veel verder dan alleen administratieve taken: ze omvatten ook het beheer van het menselijk kapitaal, een sleutelelement voor de algehele prestaties van een bedrijf.

Met dit in gedachten bieden HRIS-software versterkte ondersteuning aan werknemers. Ze ondersteunen met name managers bij verschillende aspecten van hun werk, waaronder:

• Het volgen van de voortgang van medewerkers en hun doelstellingen;
• Het beoordelen van hun vaardigheden;
• Het beheren van trainingsverzoeken;
• Het verbeteren van de interne communicatie

Als gevolg hiervan wordt het management vereenvoudigd en worden beslissingen ondersteund door concrete en betrouwbare gegevens. Dit stelt bedrijven in staat om het gebruik van hun menselijk kapitaal te maximaliseren en optimale prestaties te bereiken.

Hoe implementeer je een HRIS?

Om een Systeem van Informatie van Human Resources binnen uw bedrijf te implementeren, zijn 6 belangrijke stappen te overwegen:

1. Audit van HR-praktijken en -processen

Het is in eerste instantie belangrijk om een HR-audit uit te voeren van uw huidige praktijken door de verschillende processen en tools die momenteel worden gebruikt te inventariseren. U moet ook de doelstellingen van de implementatie van de HRIS definiëren (bijvoorbeeld het verlagen van het personeelsverloop).

Voer een audit uit van uw HR-praktijken door te identificeren wat het meeste tijd in beslag neemt. Vraag uzelf ook af welke momenteel gebruikte oplossingen werken en welke verbeterd of verouderd zijn.

2. Het budget vaststellen

Nadat de audit is uitgevoerd, zal deze u in staat stellen om de reikwijdte van uw project te meten en zo de meest geschikte HRIS-oplossing te identificeren. Bepaal de prioritaire HR-activiteiten die moeten worden geïmplementeerd.

Op dit punt is het belangrijk om een projectleider aan te wijzen. Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor een goede implementatie van de HRIS. Zijn taken zullen onder meer bestaan uit het verzamelen en prioriteren van behoeften, het kiezen van de HRIS-provider, evenals het begeleiden van veranderingen bij de teams. Hij zal ook toezicht houden op de planning en het budget.

De projectcoördinator zal dan een team samenstellen, meestal bestaande uit de HR-directeur, een lid van de algemene directie, evenals één of meerdere medewerkers belast met het vertegenwoordigen van de behoeften van verschillende afdelingen.

3. Definitie van het budget

De projectleider heeft ook als taak om de vereiste ROI voor de implementatie van het HRIS-project te evalueren. Daarvoor moet het helpen bij het bepalen van een initiële budget, bedoeld voor de implementatie van de oplossing, evenals een jaarlijks budget voor de huur en/of onderhoud van de software.

4. Het opstellen van een voorlopige planning

Een andere belangrijke stap is het maken van een gedetailleerd schema voor de uitvoering van het project. Meetings met het team samengesteld door de projectleider moeten ook worden ingepland in het schema om de voortgang van het project te bespreken.

5. Selectie van de dienstverlener

Er moet vervolgens een voorselectie worden gemaakt van HRIS-softwareleveranciers. Voor dit doel, overweeg het maken van een Excel-tabel met de keuze van verschillende HRIS-software met alle kenmerken van elk van hen om uw keuze te maken.

Voor een optimale beslissing die past bij uw specifieke eisen, overweeg criteria zoals de aangeboden functionaliteiten, de gebruiksvriendelijkheid van de interface, de integratie met uw bestaande systemen, de klantenondersteuning die wordt geboden, de gegevensbeveiliging, de verschillende kosten die verbonden zijn aan het gebruik, evenals feedback van ervaringen verzameld bij HR-gemeenschappen of collega’s.

6. Voorbereiden op verandering

Om ervoor te zorgen dat het project slaagt, is de betrokkenheid van medewerkers bij de HRIS-oplossing die binnen uw bedrijf wordt geïmplementeerd, essentieel!

Om deze verandering het beste te begeleiden, zorg ervoor dat er trainingen en begeleidingen worden georganiseerd, zodat medewerkers binnen uw bedrijf geen moeilijkheden ondervinden bij het gebruik van de HRIS-software.

Intelligent HR-beheer met Balencio

U heeft begrepen dat de noodzaak van intelligent beheer essentieel is geworden voor bedrijven die HR-gerelateerde gegevens willen automatiseren. Balencio, een spin-off van de UCLouvain gebaseerd op een solide wetenschappelijke basis, onderscheidt zich als een geavanceerd instrument dat kan worden geïntegreerd met een HRIS en geavanceerde functionaliteiten biedt voor effectief soft HR-management (behoud, betrokkenheid, psychosociale risico’s, onboarding, …).

Meer dan 14 belangrijke modules voor het nemen van gerichte beslissingen met een grote impact op uw HR-uitdagingen worden gepresenteerd, dankzij een wetenschappelijke analyse van de feedback van medewerkers.

Balencio biedt u een enorme tijdsbesparing door u een real-time rapport te bieden van het module waarop u hebt gewenst te werken. Het biedt u direct een duidelijk en nauwkeurig overzicht van de gegevens die u wilt verzamelen, terwijl het ook gepersonaliseerde oplossingen biedt.

Boek nu jouw demo om een eerste contact met het platform te maken!