4 minuten leestijd

In dit artikel zullen we de uitdagingen van HR digitalisatie verkennen, de kernprocessen om te digitaliseren, de stappen om deze transformatie succesvol te realiseren en de innovatieve tools die beschikbaar zijn voor intelligent HR-beheer.

Wat is HR digitalisatie?

HR digitalisatie omvat alle middelen die de verschillende HR-aspecten van een bedrijf digitaliseren met behulp van gespecialiseerde tools. Deze aanpak omvat voornamelijk de digitalisering van essentiële documenten zoals loonstrookjes, arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers. Persoonlijke gegevens worden op deze manier gecentraliseerd en beveiligd.

Deze transformatie heeft betrekking op alle activiteiten van de HR-afdeling, inclusief werving, maar ook samenwerkingsprocessen, online trainingen en het beheer van gedeelde agenda’s.

De uitdagingen van HR digitalisatie

Digitalisatie van human resources is een must voor moderne bedrijven. Het blijkt een versneller te zijn van de HR-communicatie, zowel intern als extern. Echter, voor een succesvolle digitale transformatie moet deze gezamenlijk worden uitgevoerd door de gehele HR-functie, met effectief leiderschap van management 2.0 om een vernieuwde uitstraling aan het bedrijf te geven. Het is cruciaal dat HR zich engageert in een transversale samenwerking met verantwoordelijken en managers om het succes van deze overgang te waarborgen.

Door zich aan te sluiten bij de digitalisering van HR kunnen bedrijven verschillende organisatorische problemen en behoeften aanpakken.

• Ten eerste biedt digitalisering aanzienlijke tijdsbesparingen, zowel voor HR als voor werknemers, door bepaalde processen te automatiseren;
• Het draagt bij aan het verbeteren van de betrouwbaarheid van het beheer van HR-processen, terwijl het de veiligheid van gegevens versterkt, waardoor het risico op het verlies van documenten wordt beperkt;
• HR-digitalisering bevordert een betere kwaliteit van leven op het werk door de communicatie tussen de HR-afdeling en de werknemers te vergemakkelijken, door de verwerkingstijd van verzoeken te verkorten en door de overdracht van informatie te versnellen;
• Ten slotte stelt het HR in staat om de organisatie van de HR-afdeling te optimaliseren en bijgevolg de productiviteit te verhogen.

De digitalisering van HR-praktijken is onontkoombaar geworden, vooral met de komst van Covid-19, die de adoptie van nieuwe organisatiestructuren binnen bedrijven heeft versneld. Echter, om deze transformatie succesvol te laten verlopen, moet deze worden begeleid en ondersteund door alle belanghebbenden binnen het bedrijf.

Welke HR-processen moeten worden gedigitaliseerd?

Om te voldoen aan de noodzaak om HR-processen te digitaliseren, kunnen verschillende belangrijke aspecten in overweging worden genomen:

• Wervingsprocessen: sociale media zijn onmisbare kanalen geworden om nieuw talent aan te trekken. Ze maken een bredere verspreiding van vacatures mogelijk en een betere selectie van kandidaten. Bovendien nemen op afstand gehouden interviews toe dankzij videoconferenties.
• Gegevens: het opslaan, beheren en delen van HR-gegevens wordt sterk vergemakkelijkt door processen zoals cloudopslag of SaaS. Dit zorgt voor de vertrouwelijkheid en bescherming van gegevens, met name door te voldoen aan regelgeving zoals de GDPR. Taken zoals het elektronisch ondertekenen van contracten of het beheer van loonstroken kunnen gedigitaliseerd worden.
• Opleiding: digitalisering heeft ook invloed op opleiding met de opkomst van nieuwe praktijken zoals e-learning, blended learning en mobile learning. Deze tools vergemakkelijken de toegang tot training, zonder tijd- of locatiebeperkingen.
• Het beheer van gesprekken: digitalisering kan de planning en opvolging van gesprekken mogelijk maken, met aanpasbare sjablonen gebaseerd op HR-gegevens.

• Prestatiebeheer: digitalisering maakt het mogelijk om effectievere tools voor het volgen en beoordelen van de prestaties van werknemers te implementeren. Dit kan onder meer het opzetten van interactieve dashboards, regelmatige feedbackverzameling en het gebruik van algoritmen voor het analyseren van individuele en collectieve prestaties omvatten.
• Het verzamelen van feedback en interne enquêtes: digitale platforms vergemakkelijken het verzamelen van feedback van werknemers over verschillende aspecten van hun werkervaring, evenals het uitvoeren van interne enquêtes over tevredenheid, betrokkenheid of andere specifieke onderwerpen.
• Talentbeheer en professionele ontwikkeling: digitalisering maakt het mogelijk om meer geavanceerde tools voor talentbeheer op te zetten, waaronder het volgen van vaardigheden, loopbaanplanning en het opzetten van op maat gemaakte programma’s voor professionele ontwikkeling. Werknemers kunnen toegang krijgen tot online trainingsbronnen, deelnemen aan webinars of ontwikkelingspaden volgen op speciale platforms.

Hoe kan de HR-functie gedigitaliseerd worden?

Om de HR-functie succesvol te digitaliseren, is een methodische en strategische aanpak essentieel.

Hier zijn de belangrijkste stappen die gevolgd moeten worden:

1. Beoordeling van de behoeften en doelstellingen: het is essentieel om eerst de specifieke behoeften van uw bedrijf op het gebied van human resources te begrijpen en tegelijkertijd de doelstellingen te identificeren die met deze transformatie moeten worden bereikt.

2. Identificatie van passende technologische oplossingen: nadat de behoeften en doelstellingen duidelijk zijn gedefinieerd, is het belangrijk om de technologische oplossingen te identificeren die het beste aan deze behoeften voldoen.

3. Opleiding en bewustmaking van het personeel: het succes van de digitalisering van HR is grotendeels afhankelijk van de acceptatie en medewerking van het personeel. Het is daarom belangrijk om het personeel voldoende training te geven in het gebruik van de nieuwe tools. Het is ook belangrijk om hen bewust te maken van de voordelen van digitalisering voor hun dagelijkse werk.

4. Integratie van oplossingen en aanpassing: Zodra de oplossingen zijn gekozen, is het essentieel om ze naadloos te integreren in de bestaande processen van het bedrijf.

5. Opvolging en evaluatie van de resultaten: Zodra de digitalisering is geïmplementeerd, is het belangrijk om regelmatig de resultaten te volgen en te evalueren ten opzichte van de aanvankelijk gestelde doelen. Dit maakt het mogelijk om successen en verbeterpunten te identificeren, en de nodige aanpassingen door te voeren om de prestaties van de HR-functie te optimaliseren.

De tools voor intelligent HR-beheer

Veel tools zijn beschikbaar om deze overgang te begeleiden: Human Resources Information Systems (HRIS), chatbots, Applicant Tracking Systems (ATS) met kunstmatige intelligentie, en ook business intelligence-tools om HR-gegevens te analyseren. De gekozen digitale tools moeten naadloos integreren met het bestaande informatiesysteem en met elkaar kunnen communiceren om een vlotte en efficiënte overgang te waarborgen.

Trede in het digitale tijdperk met Balencio

Balencio biedt een digitaal platform dat gespecialiseerd is in het verzamelen, analyseren en volgen van feedback van het personeel, waardoor een algeheel en nauwkeurig inzicht wordt geboden in de uitdagingen met betrekking tot human resources management.

Met zijn intuïtieve dashboard biedt Balencio betrouwbare digitale gegevens aan HR-afdelingen en directiecomités, waardoor besluitvorming en de ontwikkeling van passende strategieën worden vergemakkelijkt.

Door Balencio in uw HR-toolkit te integreren, krijgt u een 360°-beeld van uw organisatie, waardoor u kunt anticiperen op behoeften en weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Met Balencio wordt het digitaliseren van de HR-functie een krachtige hefboom om de algehele prestaties van uw bedrijf te verbeteren.

Boek nu jouw demo om een eerste contact met het platform te maken!