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Dans cet article, nous explorerons les enjeux de la digitalisation RH, les processus clés à digitaliser, les étapes pour mener à bien cette transformation ainsi que les outils innovants disponibles pour une gestion RH intelligente. 

Qu’est-ce que la digitalisation RH ?

La digitalisation RH englobe tous les moyens qui numérisent les multiples aspects RH d’une entreprise à l’aide d’outils spécialisés. Cette démarche implique principalement la dématérialisation de documents essentiels comme les fiches de paie, les contrats de travail ou encore les dossiers du personnel. Les données personnelles sont ainsi centralisées et sécurisées.  

Cette transformation touche toutes les activités du département RH, incluant le recrutement, mais également les processus collaboratifs, la formation en ligne ou encore la gestion d’agenda partagé. 

Les enjeux de la digitalisation RH

La digitalisation des ressources humaines est un impératif pour les entreprises modernes. Elle se révèle être un accélérateur de la communication RH, tant en interne qu’en externe. Cependant, pour que cette transformation digitale soit une réussite, elle doit être menée de front par l’ensemble de la fonction RH, avec un pilotage efficace du management 2.0 pour insuffler un renouveau à l’image de l’entreprise. Il est crucial que les RH s’engagent dans une collaboration transversale avec les responsables et les managers pour garantir le succès de cette transition. 

En adhérant à la digitalisation des RH, les entreprises peuvent répondre à diverses problématiques et besoins organisationnels.  

• Tout d’abord, la numérisation offre un gain de temps considérable, aussi bien pour les RH que pour les salariés, en automatisant certains processus ; 
• Elle contribue à améliorer la fiabilité de la gestion des processus RH tout en renforçant la sécurité des données, limitant ainsi le risque de perte de documents ; 
• La digitalisation RH favorise une meilleure qualité de vie au travail en facilitant la communication entre le service RH et les salariés, en réduisant les délais de traitement des demandes et en accélérant les transmissions d’informations ; 
• Enfin, elle permet d’optimiser l’organisation du service RH et, par conséquent, d’augmenter sa productivité. 

La digitalisation des pratiques RH est devenue incontournable, en particulier avec l’arrivée du Covid-19 qui a accéléré l’adoption de nouvelles organisations au sein des entreprises. Cependant, pour que cette transformation soit réussie, elle doit être accompagnée et soutenue par l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.  

Quels processus RH digitaliser ?

Pour répondre à l’impératif de digitalisation des processus RH, plusieurs aspects clés peuvent être pris en compte : 

• Les recrutements : les réseaux sociaux sont devenus des canaux incontournables pour attirer de nouveaux talents. Ils permettent une diffusion plus large des annonces et une meilleure sélection des candidats. De plus, les entretiens à distance se multiplient grâce à la visioconférence. 
• Les données : le stockage, la gestion et le partage des données RH est grandement facilitée par des procédés comme le cloud ou le SaaS. Cela assure la confidentialité et la protection des données, notamment grâce au respect des réglementations comme le RGPD. Des tâches comme la signature électronique des contrats ou la gestion des fiches de paie peuvent être numérisées. 
• La formation : la digitalisation impacte également la formation avec l’émergence de nouvelles pratiques telles que l’e-learning, le blended learning ou encore le mobile learning. Ces outils facilitent l’accès à la formation, sans contrainte de temps ou de lieu. 
• La gestion des entretiens : la digitalisation peut permettre la planification et le suivi des entretiens, avec des trames personnalisables basées sur les données RH.  

• Gestion des performances : la digitalisation permet de mettre en place des outils de suivi et d’évaluation des performances des employés de manière plus efficace. Cela peut inclure la mise en place de tableaux de bord interactifs, la collecte régulière de feedbacks, et l’utilisation d’algorithmes pour analyser les performances individuelles et collectives. 
• Recueil des feedbacks et enquêtes internes : les plateformes digitales facilitent la collecte des feedbacks des employés sur divers aspects de leur expérience de travail, ainsi que la réalisation d’enquêtes internes sur la satisfaction, l’engagement, ou d’autres sujets spécifiques. 
• Gestion des talents et développement professionnel : la digitalisation permet de mettre en place des outils de gestion des talents plus sophistiqués, incluant le suivi des compétences, la planification de carrière, et la mise en place de programmes de développement professionnel personnalisés. Les employés peuvent accéder à des ressources de formation en ligne, participer à des webinaires, ou suivre des parcours de développement sur des plateformes dédiées. 

Comment digitaliser la fonction RH ?

Pour digitaliser avec succès la fonction RH, une approche méthodique et stratégique est essentielle.  

Voici les étapes clés à suivre : 

1. Évaluation des besoins et objectifs : avant toute chose, il est crucial de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de ressources humaines tout en identifiant les objectifs à atteindre grâce à cette transformation.  

2. Identification des solutions technologiques appropriées : une fois les besoins et objectifs clairement définis, il convient d’identifier les solutions technologiques qui répondent le mieux à ces besoins.  

3. Formation et sensibilisation du personnel : la réussite de la digitalisation RH dépend en grande partie de l’adhésion et de la collaboration du personnel. Il est donc important de fournir une formation adéquate aux collaborateurs sur l’utilisation des nouveaux outils. Il est également important les sensibiliser sur les avantages de la digitalisation pour leur travail quotidien. 

4. Intégration des solutions et personnalisation : une fois les solutions choisies, il est essentiel de les intégrer harmonieusement dans les processus existants de l’entreprise.  

5. Suivi et évaluation des résultats : une fois la digitalisation mise en œuvre, il est important de suivre et d’évaluer régulièrement les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés initialement. Cela permet d’identifier les succès et les domaines à améliorer, et d’apporter les ajustements nécessaires pour optimiser les performances de la fonction RH.

Les outils pour une gestion RH intelligente

De nombreux outils sont disponibles pour accompagner cette transition : les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH), les chatbots, les Applicant Tracking Systems (ATS) dotés d’une intelligence artificielle, ou encore les outils de business intelligence pour analyser la data RH. Les outils numériques choisis doivent s’intégrer harmonieusement au système d’information existant et pouvoir communiquer entre eux pour assurer une transition fluide et efficace. 

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Balencio propose une plateforme digitale spécialisée dans la collecte, l’analyse et le suivi des feedbacks du personnel, offrant ainsi une vision globale et précise des enjeux liés à la gestion des ressources humaines.  

À travers son tableau de bord intuitif, Balencio fournit des données numériques fiables aux départements RH et aux comités de direction, facilitant ainsi la prise de décision et l’élaboration de stratégies adaptées. 

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