Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel – newsletter « les meilleurs insights RH » de Balencio SA

1. Pourquoi cette politique et à quoi s’applique-t-elle ?

Balencio SA est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance à la protection des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La présente politique répond aux requis des articles 13 et 14 du RGPD et vise à informer de manière concise, transparente et compréhensible, les personnes souhaitant s’abonner à la newsletter ‘les meilleurs insights RH’ de Balencio SA, sur les pratiques concernant la protection, la collecte, l’utilisation et le partage des informations personnelles fournies.

Elle s’applique uniquement aux traitements des données susceptibles d’identifier ou de rendre identifiables les personnes concernées, directement ou indirectement (ci-après « Données Personnelles »).

Balencio SA s’engage à respecter à tout moment les exigences de la Réglementation applicable à la protection des données personnelles et à n’opérer de traitements sur les données personnelles des Utilisateurs que dans les conditions prévues ci-après.

2. Balencio SA en tant que Responsable de Traitement

2.1 Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

Balencio SA, dont le siège social est établi :

Rue Emile Francqui, 3

1435 Mont Saint Guibert

BELGIQUE

, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0662.639.464, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

2.2 Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous collectons uniquement votre adresse e-mail.

Aucune autre donnée personnelle n’est collectée dans le cadre de ce traitement.

2.3 A quelles fins traitons-nous vos données à caractère ?

Nous traitons votre adresse e-mail uniquement afin de :

• gérer votre abonnement à notre newsletter ;
• vous envoyer des communications d’information, d’actualité ou de contenu lié à nos activités.

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données.

Elles ne seront traitées que par le personnel de Balencio SA et à ses sous-traitants, aux seules fins décrites ci-dessus.

Aucune autre utilisation de vos données n’est réalisée. En toute circonstance, Balencio SA s’engage à ne collecter et traiter vos données personnelles que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique. En principe, vos données personnelles ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

Lors de la collecte de vos données personnelles, vous serez informés du fait que certaines données personnelles doivent ou non être renseignées afin de parvenir au résultat attendu. A défaut de renseigner les informations dites obligatoires, l’exécution de la demande pourra s’avérer impossible.

Aucun traitement ne prévoit de prise de décision automatisée.

2.4 Quelle est la base légale de l’activité de traitement

Le traitement repose sur votre consentement, que vous donnez lors de votre inscription à la newsletter.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, via le lien de désinscription présent dans les exemplaires de la newsletter reçus.

2.5 Qui sont les destinataires des données collectées ?

Ces traitements de données à caractère personnel se réalisent tout en respectant un principe strict de confidentialité auquel ces personnes sont tenues de manière contractuelle.

Vos données sont accessibles uniquement aux équipes internes de Balencio ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs missions, à savoir :

• le département marketing ;
• le département sales.

Ces accès sont strictement limités à ce qui est nécessaire pour la gestion des abonnements et l’envoi de la newsletter.

Les données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à d’autres fins.

• Sous-traitants intervenants dans les différents processus opérationnels, la cybersécurité et les réponses aux attaques
• Toute autorité publique légalement habilité à recevoir les données en cas d’attaque informatique ou de tentative d’attaque, toute juridiction, ou tout service gouvernemental et de police en charge des enquêtes, les avocats, et huissiers mandatés par Balencio SA, et tout personnel judiciaire intervenant pour la poursuite des infractions et leur indemnisation

Balencio SA travaille en étroite collaboration avec des société tierces qui réalisent des prestations informatiques nécessaires au bon fonctionnement du site internet (hébergement, stockage, maintenance, invitations à l’inscription, etc.).

Le Client reconnait et accepte expressément que Balencio SA puisse recourir à la sous-traitance de la réalisation de tout ou partie des activités de traitement de Données Client. Balencio SA s’engage à informer le Client de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant et à lui donner la possibilité d’émettre des objections à l’encontre de ce changement.

L’utilisateur accepte que cette information se fasse en accord avec la présente politique à la clause intitulée « Liste des sous-traitants » qu’il lui appartient de consulter régulièrement. Lorsqu’un sous-traitant recrute un autre sous-traitant, le sous-traitant s’engage à s’assurer que les mêmes obligations soient imposées à ce sous-traitant que celles fixées dans la présente politique, relativement à la protection des données personnelles et afin que ce sous-sous-traitant réponde aux exigences du règlement susvisé.

Balencio SA s’assure que ces sous-traitants agissent uniquement sur base d’instructions documentées et mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière que les traitements de Données Personnelles qu’ils réalisent répondent aux exigences du RGPD et garantissent la protection des droits des personnes concernées. Balencio SA demeure responsable envers les personnes concernées de l’exécution de ses obligations par ses propres sous-traitants.

Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.

En tout état de cause, Balencio SA ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

2.5.1 Liste des sous-traitants

Sous-traitant	Traitement	Localisation des données
Brevo	Gestion des abonnements et envoi de masse des newsletters -mail pour participer aux analyses	France / Belgique

2.6 Combien de temps vos données sont-elles conservées?

En sus de ses obligations légales de conservation, Balencio SA utilise la finalité comme un des critères pour définir la période pendant laquelle les données doivent être conservées. En fonction du traitement concerné, vos données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire au traitement et supprimées par la suite, sauf si une enquête est en cours. Les données seront alors conservées pendant le temps nécessaire à la conclusion de l’enquête.

Votre adresse e-mail est conservée pendant :

• la durée de votre abonnement ;
• et au maximum 3 ans après le dernier contact de votre part.

Au-delà, vos données sont supprimées ou anonymisées.

2.7 Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Nous ne transmettons pas vos Données Personnelles en dehors de l’Union européenne. En effet, nous faisons appel à des prestataires qui nous garantissent un hébergement principal en Europe.

2.8 Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger vos données ?

Balencio SA a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, conformément à notre système de management de la sécurité de l’information (SMSI), répondant aux principes de la norme ISO27001.

En cas de recours à un prestataire, Balencio SA s’assure que ce dernier respecte ses obligations en matière de sécurité préalablement à la communication de vos Données Personnelles.

Balencio SA a également désigné un Délégué à la Protection des Données, afin de contrôler et valider la conformité aux réglementations applicables à la protection des données à caractère personnel. Vous pouvez contacter ce Délégué via l’adresse email dataprotection@balencio.com .

2.9 Quels sont vos droits ?

Chaque newsletter contient un lien de désabonnement vous permettant de vous désinscrire à tout moment, de manière simple et immédiate.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez également des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement.

2.10 Comment faire valoir vos droits ? A qui adresser vos questions/plaintes ?

Vous pouvez envoyer vos demandes d’exercice de droits :

• par courrier électronique à l’adresse support@balencio.com ou dataprotection@balencio.com.

ou

• par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

Balencio SA

Rue Emile Francqui, 3

1435 Mont Saint Guibert

Belgique

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Si vous pensez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à nous contacter aux mêmes adresses, ou directement notre DPO dataprotection@balencio.com.

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

3. Mise à jour et date d’entrée en vigueur

La présente politique est entrée en vigueur le 15 avril 2026.

Elle peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives, réglementaires ou encore relatives aux activités de traitement réalisées.

Balencio SA se réserve donc le droit, à son entière appréciation, de changer, modifier, ajouter ou supprimer à tout moment des parties de la présente politique.

Nous vous encourageons donc à la consulter régulièrement via https://balencio.com/la-politique-de-cookies-mise-en-place-par-balencio/ .